审查信用证条款：仔细审核信用证的各项条款，确保其与贸易合同一致且无不合理或无法执行的条款。重点关注信用证的有效期、交单期、装运期是否合理，货物描述、单据要求是否清晰明确，是否存在软条款等。如发现问题，应及时要求进口商修改信用证，在问题未解决前，不要贸然发货。

规范制作单据：按照信用证的要求，准确、完整、及时地制作各种单据，做到 “单单一致，单证一致”。单据的内容应与信用证条款、货物实际情况以及相关国际惯例相符，避免出现拼写错误、数据不一致、签章不全等问题。制作完成后，要仔细审核单据，确保无误后再提交给银行。

保险单审核：检查保险单的被保险人是否正确，保险金额是否符合信用证要求，一般为发票金额的 110%，保险险别是否与信用证规定相符，保险单的签发日期是否不晚于提单的签发日期等。

与货代及相关部门沟通：在货物出运过程中，及时与货代、船公司等相关部门沟通，确保运输单据的及时获取和准确无误。如发现运输过程中有任何可能影响单据的情况，如货物延迟装运、更改目的港等，要及时通知相关方并协调解决。